Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Nachfolgend informieren wir Sie über den Zweck, die Art und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung. Bitte beachten Sie dabei, dass sich unsere Informationen allein auf unsere Website sowie deren Unterseiten bezieht. Unsere Website kann dabei Links auf Websites von anderen Anbietern enthalten. Die Websites von anderen Anbietern werden von unserer Datenschutzerklärung nicht umfasst. Sofern Sie unsere Website über einen entsprechenden Link verlassen, empfehlen wir Ihnen, sich auf der Website des anderen Anbieters über den Datenschutz zu informieren.

1. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (§ 3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz). Es sind sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Abs. 1 EU-Datenschutzgrundverordnung. Im Folgenden EU-DSGVO). Beispielhaft seien hier Daten wie der Name, die Anschrift, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und wohl auch die IP-Adresse genannt. Hingegen handelt es sich dann nicht um personenbezogene Daten, sofern die Informationen keinen Rückschluss auf Ihre Identität zulassen. Hierunter fällt zum Beispiel die Angabe des Alters, ohne konkreten Bezug zu Ihrer Person.

2. Erhebung und Speicherung von personenbezogenen und nicht personenbezogenen Daten

a. Besuch der Websites

Durch den Besuch unserer Websites https://santrion.de, https://santrion-consulting.de und https://santrion-accounting.de werden durch den auf Ihrem Endgerät genutzten Browser Daten erhoben und diese automatisch an den Server unserer Websites gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Log-File gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

∙ Browsertyp und –version,
∙ verwendetes Betriebssystem,
∙ Referrer -URL (die zuvor besuchte Seite),
∙ IP-Adresse des zugreifenden Rechners,
∙ Zugriffsdatum und –uhrzeit der Serveranfrage,
∙ Dateiname und URL (Dateianfrage des Clients).

In keinem Fall werden die durch den Besuch der Website erhobenen Daten verwendet, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

b. Kontaktaufnahme zu uns per E-Mail oder über das Kontaktformular

Sofern Sie uns über das auf unserer Website bereitgestellte Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Ihre E-Mail-Adresse wird in dem Falle gespeichert. Weitere Angaben sind freiwillig. Die durch die Benutzung des Kontaktformulars beziehungsweise per E-Mail von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage automatisch gelöscht. Sie werden darauf hingewiesen, dass E-Mails auf dem Übertragungsweg unbefugt und unbemerkt mitgelesen oder verändert werden können.

c. Weitere Datenverarbeitung

Neben den soeben benannten Daten setzen wir auf unserer Website auch sog. Cookies (s. hierzu 6.) ein.

3. Art und Zweck der Verwendung

Die unter 2. genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

a. Besuch der Website

∙ Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
∙ Gewährleistung einer komfortablen Nutzung der Website,
∙ Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
∙ zu weiteren administrativen Zwecken.

b. Kontaktaufnahme zu uns per E-Mail oder über das Kontaktformular

Zuordnung, von wem die Anfrage kommt, um diese beantworten zu können.

c. Cookies

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind bei technisch-notwendigen Cookies für den Betrieb der Homepage zwingend erforderlich und dienen damit der Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen oder Sie finden im Rahmen Ihrer erklärten Zustimmung Anwendung, um Ihnen die Nutzung unseres Angebots angenehmer zu machen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

a. Besuch der Website

Die Rechtsgrundlage für die allein durch den Besuch unserer Website verarbeiteten Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das insoweit erforderliche berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung folgt aus den unter 3. genannten Zwecken.

b. Kontaktaufnahme zu uns per E-Mail oder über das Kontaktformular

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch die Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder per E-Mail ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a EU-DSGVO, da Sie insoweit durch die Kontaktaufnahme freiwillig Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse sowie etwaiger weiterer Angaben erteilen.

c. Cookies

Die Rechtsgrundlage für die durch Cookies verarbeiteten Daten ist bei technisch notwendigen Cookies Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Das insoweit erforderliche berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO folgt aus der technischen Notwendigkeit zum Betrieb der Homepage.

5. Weitergabe der Daten an Dritte

Ihre persönlichen Daten sind bei uns sicher. Wir geben diese grundsätzlich nur an bestimmte Dritte weiter, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten an Dritte weiter, sofern:

∙ Die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f EU-DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
∙ für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c EU-DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
∙ dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b EU-DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

6. Cookies

Unsere Website verwendet sogenannte „Cookies“. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die Ihr Browser bei dem Besuch unserer Website automatisch erstellt und auf Ihrem Endgerät (Computer, Smartphone, Tablet, etc.) abspeichert. Cookies richten auf Ihrem Gerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware. Eine Datenerhebung und -verarbeitung im Rahmen von Cookies findet jedoch jenseits von technisch notwendigen Cookies nur statt, wenn Sie innerhalb des dieser Homepage vorgeschalteten Cookie-Banners dem Einsatz von bestimmten Cookies zugestimmt haben. In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet allerdings nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient vor allem dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu machen. So setzen wir sog. „Session-Cookies“ ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Die Session-Cookies werden nach Verlassen unserer Website automatisch wieder gelöscht. Überdies setzen wir temporäre Cookies ein. Diese dienen ebenfalls der Benutzerfreundlichkeit und werden für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert. Mithilfe dieser Art von Cookies wird bei einem erneuten Besuch unserer Website erkannt, dass Sie unsere Seite bereits besuchten. Auch wird erkannt, welche Eingaben und Einstellungen Sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Ferner setzen wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebots für Sie auszuwerten (s. hierzu 7). Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Website automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

Sollten Sie mit der Verwendung von Cookies nicht einverstanden sein, können Sie schlichtweg deren Einsatz durch Verweigerung Ihrer Zustimmung innerhalb des dieser Homepage vorgeschalteten Cookie-Banners unterbinden. Sie haben zudem die Möglichkeit, die Verwendung durch entsprechende Einstellungen in Ihrer Browser-Software zu verhindern. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie in diesem Falle womöglich nicht alle Funktionen unserer Website vollumfänglich nutzen können. In der Menüleiste Ihres Browsers wird Ihnen über die Hilfefunktion angezeigt, wie Sie bereits erhaltene Cookies löschen und die Speicherung neuer Cookies abweisen können.

7. Microsoft-Produkte

Eine Übermittlung von Daten erfolgt bei der Nutzung von Microsoft-Produkten an den Auftragsverarbeiter Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Dies kann auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union bedeuten. Die Übermittlung der Daten in die USA erfolgt aufgrund Art. 45 DSGVO i.V.m. der Angemessenheitsentscheidung C(2023) 4745 der Europäischen Kommission, da sich der Datenempfänger zur Einhaltung der Grundsätze der Datenverarbeitung des Data Privacy Frameworks (DPF) verpflichtet hat.

Beim Zugriff auf manche Teildienste unserer Website werden zusätzliche personenbezogene Daten mittels Microsoft Forms verarbeitet. Microsoft Forms ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA. Bei der Nutzung werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

∙ Praxisname
∙ E-Mail-Adresse
∙ Namen und Adressdaten
∙ Geburtsdatum

Zweck der Verarbeitung ist die Erstellung und Bereitstellung von Verträgen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: das Erfordernis zur Erfüllung einer Vereinbarung oder von vorvertraglichen Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die weitere Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Microsoft Teams ist ein onlinebasiertes Tool für die Audio- und Video-Konferenzen (Konferenz-Tools). Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen, Webinare und/oder Chatkommunikationen durchzuführen. „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA. Eine Teilnahme an unseren angebotenen „Microsoft Teams“-Kommunikationswegen ist stets freiwillig. Bei der Nutzung werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

∙ Angegebener Name
∙ Kommunikationsdaten, E-Mail-Adresse
∙ Bild-, Text- und/oder Tondaten
∙ Technische Daten

Die Funktion der Aufzeichnung von Videokonferenzen wird grundsätzlich nicht genutzt. Falls eine Aufzeichnung der Videokonferenz erfolgen soll, wird Ihnen dies im Vorweg transparent und optional vorgestellt. In den erforderlichen Fällen werden Sie immer hierzu um Ihre Zustimmung gebeten werden. Wenn es ausnahmsweise für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen erforderlich ist, können Chatinhalte protokolliert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten bei der Durchführung einer Videokonferenz und im Rahmen einer Chat-Kommunikation ist die Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen. Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund der Erfüllung (vor-) vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO), die für Sie selbst als Verantwortlichen, oder für Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen erbracht werden. Sofern keine Vertragsbeziehungen bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zur effektiven Durchführung einer Videokonferenz- und Chat-Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO). Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die weitere Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

8. Google-Produkte

Zur Anfahrt verlinken wir auf unserer Landingpage https://santrion.de auf Google Maps. Die Verwendung von Google Maps setzt ihrerseits voraus, dass Google die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen kann. Die IP-Adresse ist deshalb erforderlich, um die Inhalte an den Browser des Nutzers senden zu können. Bitte beachten Sie, dass Google, obwohl es zertifiziertes US-Unternehmen nach dem Privacy-Shield-Abkommen ist, eigene Datenschutz-Richtlinien hat, die von unseren unabhängig sind. Wir übernehmen keinerlei Verantwortung oder Haftung für diese Richtlinien und Verfahren. Bitte informieren Sie sich vor der Nutzung unserer Website unter folgendem Link über die Datenschutzbestimmungen von Google: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.

9. Ihre Rechte

Gemäß Art. 15 EU-DSGVO haben Sie das Recht, die unentgeltliche Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Auf Anforderung werden wir Ihnen entsprechend geltendem Recht in schriftlicher Form mitteilen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Gem. Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, die Berichtigung Sie betreffender und bei uns gespeicherter unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten durch uns zu verlangen.

Gem. Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht die Löschung Ihrer bei uns gespeicherter personenbezogener Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

d. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Gem. Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Gem. Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis von gesetzlichen Befugnissen. Soweit wir Ihre Daten in Ausnahmefällen aufgrund einer Einwilligung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung uns gegenüber zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

Gem. Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Praxissitzes wenden. Ihre Beschwerde richten Sie in diesem Fall an:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

10. Recht auf Widerspruch

Gem. Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns auf Grundlage von berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zu widersprechen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@santrion.de.

11. Datensicherheit

Wir setzen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO zur Sicherheit bei der Verarbeitung von Daten technische und organisatorische Maßnahmen ein, um persönlichen Daten durch zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die im Einsatz befindlichen Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Bitte bedenken Sie allerdings, dass keine Internetübertragung absolute Sicherheit garantiert oder fehlerfrei ist. Insbesondere E-Mails, die an oder von dieser Website geschickt werden, können unsicher sein.

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256-Bit Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftritts verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schlüssel- bzw. Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers.

12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand April 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://santrion.de/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

13. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Die obige Datenschutzinformation gilt für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher:
Santrion Consulting GmbH & Co. KG, Annette-Allee 14, 48149 Münster
Santrion Accounting GmbH & Co. KG, Annette-Allee 14, 48149 Münster

E-Mail: datenschutz@santrion.de
Telefon: +49 (0) 251/98104-0
Fax: +49 (0) 251/98104-21

Der betriebliche Datenschutzbeauftrage, Herr Sebastian Liebert, ist unter folgender Adresse für Sie erreichbar:

Liebert IT-Solutions GmbH & Co. KG
Drosteallee 18
46354 Südlohn